Hoy en día gran parte de las empresas de hosting y alojamiento web cuentan con el servicio de Cpanel, esto facilita el manejo de ciertas funciones como la creación y configuración de correos corporativos. En la mayoría de los casos el espacio del servidor contratado es compartido entre los archivos del sitio web (public_html) y las cuentas de correos creadas.
Es por esto que es importante saber cómo configurar correctamente los correos cuando quieres guardar una copia de los correos enviados y recibidos en tu servidor o prefieres liberar espacio y recibir tus correos directamente tu computadora desde un gestor de correos como Outlook, Officce 365, Apple Mail o Thunderbird para mac o Windows. Así evitaras problemas de espacio y configuración a futuro.
Puedes revisar los siguientes tutoriales para saber como configurar tu correo electrónico con un gestor externo como Outlook, Office 365, Apple Mail o Thunderbird para mac o Windows.
Conociendo los Protocolos de servidor de correos; servidor de correo entrante.
IMAP (Internet Message Access Protocol): Permite sincronizar y conservar una copia adicional de todos los correos enviados y recibidos (incluyendo la carpeta trash y spam) en el servidor web. Esta opción es útil cuando deseas revisar tu correo desde otro dispositivo como tablet o teléfono móvil o cuando te encuentres fuera de la oficina. Lo negativo de este protocolo es que, dado que no elimina los correos del servidor hasta que el usuario no los borra expresamente, va ocupando más y más espacio hasta que llega al límite asignado por el servidor llegándolo a bloquear. Por esto es importante realizar copias de seguridad local de los correos para posteriormente eliminarlas del servidor por motivos de espacio.
Puedes revisar el siguiente enlace donde se explica como liberar espacio en tu correo con Cpanel
POP3 (Post Office Protocol): Si lo que buscas es liberar espacio y eliminar las copias de tus correos en el servidor, esta es la opción. Recomendable cuando manejas muchos correos o tienes cantidad de espacio limitado. Los mensajes ya no podrán ser revisados desde otro dispositivo o gestor de correos que no sea desde el computador que lo tengas configurado el correo. Este protocolo tiene como prioridad la fácil comunicación entre servidor y cliente, por lo que es ideal para no colapsar servidores poco potentes o que deben gestionar muchas cuentas simultáneamente. Por ese motivo, su uso está muy extendido entre los servicios de alojamiento web y en el ámbito de pequeñas empresas con servidores de correo propios.
Microsoft Exchange, la versión empresarial de IMAP: Microsoft decidió crear su propia versión ampliada de IMAP que conserva su mismo comportamiento en lo que a gestión y sincronización de correos se refiere, pero mejorando su conectividad con las aplicaciones, de forma que además de sincronizar el correo, también permite sincronizar contactos y calendarios. Esto resulta muy útil en el ámbito empresarial ya que, por ejemplo, facilita la sincronización de la agenda en tiempo real. Al necesitar un software específico para funcionar, este tipo de protocolos de correo acostumbran a tener un coste inicial mayor, pero a cambio ofrece unas posibilidades de movilidad y productividad mucho mayores.
Servidor de correo saliente, SMTP (Simple Mail Transfer Protocol):
Si bien los protocolos POP3, IMAP y Exchange son los más conocidos por los diferentes comportamientos en la forma de entregar el correo desde los servidores, todos tienen un denominador común que es el protocolo utilizado para el envío de tus correos a los diferentes servidores de correo. De ello se encarga el protocolo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) que es el responsable de conectar con tu servidor de correo, hacerle saber que quieres enviar un nuevo correo a un determinado destinatario, y transmitir cual es el contenido de ese correo para enviarlo, o en caso de ser imposible ese envío, hacerte saber que ha sido imposible realizarlo.
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